Bewaarplicht

Bewaarplicht Ergotherapie Nederland

Welke originele documenten op papier moeten bewaard blijven? Mag het dossier volledig digitaal opgeslagen worden?

De (nieuwe) Wgbo maakt geen onderscheid tussen dossiers in papieren of digitale vorm en stelt geen inhoudelijke eisen aan de wijze waarop een medisch dossier wordt ingericht of vormgegeven. Van belang is wel dat de gescande gegevens voldoende toegankelijk en raadpleegbaar zijn en blijven. De patiënt moet zijn rechten met betrekking tot de stukken kunnen blijven uitoefenen.

In beginsel is het  toegestaan stukken digitaal op te slaan en het origineel te vernietigen. De KNMG adviseert in haar richtlijn “omgaan met medische gegevens” originele schriftelijke wilsverklaringen en andere belangrijke authentieke stukken wel te bewaren. (zie bijlage blz. 118)

Ook stelt het KNMG: Hoewel de Wgbo niets zegt over de authenticiteit en bewijskracht van het dossier is dit wel een belangrijk punt. Dit speelt met name als het dossier gebruikt wordt in een (civiele) procedure. Als bij een procedure het dossier als bewijsmiddel wordt gebruikt, zal de rechter aan dat dossier bewijskracht moeten toekennen.

Het is de vraag of een rechter aan een ingescand dossier of document dezelfde bewijskracht toedicht als aan het originele (papieren) document. Van belang hierbij is onder andere de kwaliteit van de scan. Ook zal de

procedure die wordt gebruikt bij het digitaliseren van de originele stukken van belang zijn. De procedure die gevolgd wordt bij het digitaliseren van de stukken moet zodanig ingericht zijn dat over de authenticiteit van

de ingescande documenten geen twijfel kan bestaan, bijvoorbeeld door dit proces door een extern bureau te laten verrichten.

De richtlijn van de KNMG ‘omgaan met medische gegevens’ is hieronder te lezen:

KNMG_Omgaan-met-medische-gegevens_aangepast_aan_AVG-2018-1.pdf

Terug naar boven ↑


Terug naar boven ↑